Sin lugar a dudas, el tiempo de los colaboradores es el recurso más valioso de cualquier compañía, por tal motivo las reuniones de trabajo deben ser efectivas y que valgan la pena. ¿Cómo lograrlas?. 

Un estudio de la Universidad de Harvard reveló que, en promedio, el 15% del tiempo de las horas totales de trabajo en una organización, es invertido en reuniones de trabajo, es claro que este porcentaje aumenta significativamente en los rangos más altos de las compañías, alcanzando un 35% en los CEO’S. Pero, ¿Qué tan efectivas pueden ser estas reuniones y cuáles son los consejos más importantes para que una reunión sea más productiva?

Para muchas personas tener reuniones de trabajo puede llegar a ser un martirio, ya que esto implica dejar trabajo pendiente o acumulado el cual se lo podría realizar en lugar de tener una larga y tediosa junta, pero, a una reunión se le puede sacar el máximo provecho con principios establecidos y una adecuada planificación de la misma.

Fijarse un objetivo 

Por más obvio que parezca, es preciso tener claro cuál es la razón o justificación para fijar una reunión. En algunas organizaciones, muchas reuniones se llevan a cabo por rutina o porque es preciso abordar un tema que bien podría haberse resuelto con una llamada telefónica, un chat o vía email. Por este motivo, los asistentes deben tener clara la importancia de la reunión y así poder cumplir objetivos los cuales serán para el bien de la empresa. Se debe hacer que un par de personas repitan y compartan a los demás, en voz alta, los objetivos e importancia de la reunión, esto ayudará a mantener el foco de la misma.

Mantener una agenda e información relevante

Es preciso informar a los presentes la agenda o los puntos que se van a tratar en la reunión, quién va a abordar cada tema y cuántos minutos se destinarán al desarrollo de cada asunto. Un principio fundamental es no desviarse del cronograma, esto creará desconfianza en el mal uso del tiempo para una futura reunión de trabajo. Nunca de debe retomar temas los cuales ya fueron solucionados o tratados en reuniones anteriores; retroceder, causa un mal ambiente entre los asistentes, y además, es aconsejable crear hábitos, por ejemplo, iniciar puntualmente la reunión por más que no hayan llegado algunos participantes, ellos sabrán que no podrá volver a repetirse, y de igual forma, no se debe alargar más del tiempo previsto para la reunión.

Roles y asignaciones

Quien organice una reunión debe asignar roles previos a su inicio, eso es, ¿Quién estará a cargo de las presentaciones?, ¿Cómo sabrán si se está cumpliendo con el tiempo previsto?, ¿Quién tomará notas?, etc. El hecho de ponerse a decidir en ese momento quién estará a cargo de cada uno de los puntos mencionados, no es más que una pérdida de tiempo durante la propia reunión. Estos roles podrían variar para cada reunión y el ejecutivo podría asignar tareas distintas a los participantes de futuras reuniones.  Se debe hacer que cada persona asignada diga en voz alta cuál será su rol en la reunión.

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Si bien, organizar una reunión efectiva implica mucho tiempo y esfuerzo, no se debe permitir que todo ese trabajo quede en el tintero o guardado en un cajón, se debe comunicar lo acordado y hacer seguimiento del plan de acción y tareas que surjan de la misma, pues lograr que una reunión sea provechosa por su aprendizaje y optimización de recursos dependerá de la energía que se le ponga a la misma.  

Datos Curiosos:

• El New York Times publicó en el año 2017, que todos los días más de 83 millones de personas participan en 11.5 millones de reuniones.
• Las empresas japonesas tienen claramente establecido un Código de Conducta Ético y Moral para la organización y participación en reuniones de trabajo.
• La multinacional Gallup Analytics & Advice, determinó que el número apropiado para una reunión de trabajo es de 8 integrantes, y para un focus group es de 18 integrantes.